شیوه نامه اجرایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی فارس

این شیوه نامه به استناد دستورالعمل ماده 2 آیین نامه اجرایی موضوع ماده 20 قانون مدیریت خدمات کشوری به شماره 35622/90/200 مورخ 23/7/90 در رابطه با استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها تدوین شده است. در این نظام با استفاده از سیستم پیشنهادها برای همه کارکنان در تمام سطوح فرصت لازم فراهم می شود تا بتوانند از فکر، دانش و تجربیات خود به گونه ایی سازمان یافته، پیشنهادهای سازنده و مفید خود را به دستگاه ارایه دهند. در این راستا دستگاه با بررسی و ارزیابی پیشنهادهای رسیده و انتخاب مناسب ترین آنها زمینه اجرای آن را فراهم می آورد.

تعریف پیشنهاد:

هر نوع نظر، فکر وراهکاری که بتواند وضعیت انجام امور موجود را آسان تر، سریعتر، صحیح تر، ارزان تر، ایمنتر و مطلوب تر کند.

پیشنهاد کمی: اجرای آن سبب افزایش بهروری بهبود فضای کار، افزایش رضایت کارمندان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی دارد.

پیشنهاد کیفی: اجرای آن سبب اجرای مطلوب برنامه های تحول اداری،افزایش بهروری، بهبود فضای کار، صرفه جویی بهینه در منابع، افزایش رضایتمندی کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی ندارد.

اعضای کمیته پذیرش و بررسی  پیشنهادها :

مدیر کل  ...............................................  رییس کمیته

معاون توسعه مدیریت و منابع..................    عضو

*معاونین ...............................................     عضو

رییس امور اداری..................................     عضو

کارشناس نظام پیشنهادها.......................     عضو

مسئول تحول اداری...............................     عضو

* حضور معاونین در جلسات کمیته نظام پیشنهادها بر حسب مورد باشد.

وظایف کمیته:

1-      اتخاذ سیاستها و برنامه ها جهت توسعه سطح مشارکت کارمندان در نظام تصمیم گیری دستگاه

2-     فرهنگ سازی و ایجاد بسترهای لازم برای کارکنان به منظور استقرار و توسعه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاه

3-     بررسی پیشنهادهای واصله به منظور تایید نهایی

الف: پیشنهادهایی که انحصارا به موارد درون اداره کل مربوط می شود، در این کمیته بررسی و در صورت تصویب مبنای تصمیم گیری قرار می گیرد.

ب: پیشنهادهایی که در سطح استان باید مطرح شود، با ارایه نظر به کمیسیون تحول اداری برای بررسی ارایه می شود.

ج: پیشنهادهایی که مربوط به هر یک از معاونین است با ارایه نظر به آن دستگاه فرستاده می شود

4-     بررسی و پیشنهاد میزان پاداش پیشنهادهای مصوب و حق الزحمه کارشناسان و ارزیابان* و اعضای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

5-     تقدیر از «بهترین پیشنهاد، پیشنهاددهندگان، کارشناسان و مجری طرحهای پیشنهادی» در مناسبتها

6-     تصمیم گیری در خصوص شیوه های حمایت مادی و معنوی در اجرای نظام پذیرش پیشنهادها

7-     پی گیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده

8-     ارائه گزارش سالانه عملکرد نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به شورای راهبری توسعه مدیریت

9-     امتیاز بندی پیشنهادهای مورد قبول بر اساس ضوابط نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

10- ملاقات با پیشنهاد دهنده به منظور ارائه توضیحات بیشتر، در صورت لزوم

 *حضور کارشناس ارزیاب بر حسب مورد و جهت بررسی پیشنهادهای تخصصی باشد.

پیشنهادهای غیر قابل پذیرش:

1-     پیشنهادهای تکراری که همانند آنها قبلا ارایه شده باشد.

2-     پیشنهادهای که تنها به ذکر و توضیح مشکل پرداخته و راه کاری ندارد.

3-     پیشنهادهایی که جنبه کاربردی نداشته باشد.

4-     پیشنهادهایی که در دستور کار وزارتخانه قرار دارد.

5-     پیشنهادهایی که در شرح وظایف فرد دیده شده و طبق نظر مدیر واحد، موظف به انجام آن است.

6-     پیشنهادهایی که خارج از مأموریت حوزه های وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی باشد.

7-     پیشنهادهایی که مستقیماٌ از طرحهای دیگران یا ابلاغی اقتباس شده باشد.

شرایط ارائه پیشنهاد:

1-     پیشنهاد باید در راستای بهبود کار فردی، گروهی یا سازمانی در هر کدام از حوزه های اداره کل باشد.

2-     چنانچه پیشنهادی تکمیل کننده پیشنهادهای ارائه شده قبلی باشد به عنوان پیشنهاد جدید قابل بررسی خواهد بود.

3-     پیشنهادها باید در فرم مخصوص و از طریق زبانه طراحی شده بر روی سایت اداره کل تکمیل و ارائه شود.

4-     باتوجه به نقش پیشنهادهادرکسب 15 امتیازنظام ارزشیابی سالانه کارکنان، حداقل تعداد 5 پیشنهاددرسامانه ثبت گردد. بدیهی است درصورت ثبت بیش ازاین تعدادنیزدرکمیته طرح وبررسی میگردد.

5-  کلیه افرادی که به نحوی با اداره کل ارتباط دارند (نظیر ارباب رجوع، خانواده کارکنان، بازنشستگان، و پیمانکاران، مراکز علمی و فرهنگی و ....) نیز می توانند پیشنهاد خود را در چهارچوب این شیوه نامه ارائه کنند.

جدول شاخص های ارزیابی پیشنهادهای کمی و کیفی

شماره و عنوان جدول

ردیف

معیار

حداکثر امتیاز

جدول شماره 1:

قلمرو استفاده کنندگان از پیشنهاد

1

کارکنان

10

2

دستگاه

20

3

ارباب رجوع

50

4

جامعه

100

جدول شماره 2:

پیش بینی میزان تاثیر پیشنهاد (برای پیشنهاد دارای صرفه مالی قابل محاسبه)

1

از 1 میلیون ریال تا 5 میلیون ریال

10

2

از 5 میلیون ریال تا 10 میلیون ریال

20

3

از10 میلیون ریال تا 50 میلیون ریال

30

جدول شماره 3:

گستره اجرای پیشنهاد

1

سطح فردی

5

2

گروه/ اداره

10

3

دفتر/ اداره کل/ مدیریت/ مرکز

20

4

معاونت/ سازمان های وابسته/ موسسات

25

5

وزارتخانه (ستاد)

40

6

دستگاه (ستاد و استان)

50

7

سطح کشور (ملی)/ دولت

70

جدول شماره 4:

سطح ابلاغ پیشنهاد

1

مدیر کل

5

2

معاون وزیر

10

3

شورای تحول اداری

25

4

وزیر

40

5

هیات وزیران

70

6

شورای عالی انقلاب فرهنگی/ مجلس شورای اسلامی

100

جدول شماره 5:

مشارکت موضوعی افراد دیگر

1

درون دفتری (همکار درون یک دفتر/ اداره کل)

1/1

2

فرا دفتری (همکار درون یک معاونت)

3/1

3

فرا معاونتی (همکار درون ستاد مرکزی)

5/1

4

استانی/ ملی (همکار درون واحدهای استانی)

7/1

5

خارج از دستگاه

2

 

 

گردش کار اجرایی نظام پیشنهادها:

1-     ثبت پیشنهاددر سامانه نظام پیشنهادات قابل دسترسی در سایت اداره کل به نشانی fars.farhang.gov.ir

2-     بررسی مشخصات پیشنهادهای ثبت شده در سامانه، حذف تکراری ها، حذف پیشنهادهای فاقد نام و ... توسط کارشناس پیشنهادها

3-     چاپ پیشنهادها و اصلاح و ویرایش متن آنها توسط کارشناس

4-     ثبت پیشنهادها در جدول گزارش ماهیانه، به تفکیک مرکز استان و شهرستان ها و جداول آماری بر اساس کارکنان و شهرستان ها

5-     تنظیم آمار ماهانه پیشنهادها و ارائه به کمیته نظام پیشنهادها

6-     بررسی پیشنهادها در کمیته نظام پیشنهادها و تعیین پیشنهادهای قابل پذیرش جهت بررسی های بعدی

7-     انتخاب پیشنهادهای قابل اجرا و نحوه اجرای آن

8-     انتخاب پیشنهادهای برتر جهت اعطای لوح تقدیر یا پاداش نقدی به پیشنهاد دهنده

شیوه پرداخت پاداش:

پرداخت پاداش برای پیشنهادهایی که توسط کمیته مورد تصویب قرار گرفته است در 3 مرحله انجام می شود:1-پس از تصویب و ابلاغ برای اجرا توسط کمیته (20% پاداش مصوب)، 2- سه ماه پس از شروع اجرای پیشنهاد (20% پاداش مصوب)،3- در پایان اجرای پیشنهاد و کسب منافع مورد انتظار از آن با تایید کمیته (60%)

این شیوه نامه در جلسه مورخ 23/10/94 گروه تخصصی ساختار و فناوری های مدیریتی جهت اجرا به تصویب رسید.

فرم صورتجلسه کمیته نظام

شماره و عنوان جدول

ردیف

معیار

حداکثر امتیاز

امتیاز بر اساس نظر ارزیاب

امتیاز بر اساس نظر کمیته

جدول شماره 1:

قلمرو استفاده کنندگان از پیشنهاد

1

کارکنان

10

 

 

2

دستگاه

20

 

 

3

ارباب رجوع

50

 

 

4

جامعه

100

 

 

جدول شماره 2:

پیش بینی میزان تاثیر پیشنهاد ( برای پیشنهاد دارای صرفه مالی قابل محاسبه)

1

از 1 میلیون ریال تا 5 میلیون ریال

10

 

 

2

از 5 میلیون ریال تا 10 میلیون ریال

20

 

 

3

از10 میلیون ریال تا 50 میلیون ریال

30

 

 

جدول شماره 3:

گستره اجرای پیشنهاد

1

سطح فردی

5

 

 

2

گروه/ اداره

10

 

 

3

دفتر/ اداره کل/ مدیریت/ مرکز

20

 

 

4

معاونت/ سازمان های وابسته/ موسسات

25

 

 

5

وزارتخانه (ستاد)

40

 

 

6

دستگاه (ستاد و استان)

50

 

 

7

سطح کشور (ملی)/ دولت

70

 

 

جدول شماره 4:

سطح ابلاغ پیشنهاد

1

مدیر کل

5

 

 

2

معاون وزیر

10

 

 

3

شورای تحول اداری

25

 

 

4

وزیر

40

 

 

5

هیات وزیران

70

 

 

6

شورای عالی انقلاب فرهنگی/ مجلس شورای اسلامی

100

 

 

جدول شماره 5:

مشارکت موضوعی افراد دیگر

1

درون دفتری (همکار درون یک دفتر/ اداره کل)

1/1

 

 

2

فرا دفتری (همکار درون یک معاونت)

3/1

 

 

3

فرا معاونتی (همکار درون ستاد مرکزی)

5/1

 

 

4

استانی/ ملی (همکار درون واحدهای استانی)

7/1

 

 

5

خارج از دستگاه

2

 

 

ردیف

شماره پیشنهاد

عنوان پیشنهاد

پیشنهاد دهنده

کارشناس بررسی کننده

رد یا تایید پیشنهاد

میزان امتیاز

 کسب شده

میزان پاداش به ریال

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

فرم گزارش ماهانه/ فصلی/ سالیانه نظام پیشنهادها